Vi scrivo una recensione del libro che mi ha letteralmente cambiato la vita, in meglio, spiegandovi perché sia assolutamente da leggere e da applicare nella quotidianità.
“Getting Things Done“, tradotto in modo semplicistico in “Detto, fatto!” nell’edizione italiana, è un classico della produttività ed insegna un metodo pratico per gestire compiti e progetti riducendo lo stress che questi comportano. Il metodo registrato GTDÒ (dalle iniziali del titolo inglese) è applicabile sia alla gestione di progetti lavorativi che nella vita quotidiana, ed è di questo ultimo ambito che andiamo a parlare.
Il flusso del metodo impone di “catturare” tutto ciò che attira la nostra attenzione in un contenitore unico, chiamato in-box. Fatto ciò, bisogna chiarire cosa va fatto con ogni documento salvato: buttarlo, conservarlo per un domani, processarlo. Tutte le attività che vanno portate a termine vanno organizzate in categorie e semplificate in liste (to-do-list) di azioni da compiere. Periodicamente si deve riflettere sui progressi ed obiettivi raggiunti ed impegnarsi nelle azioni prioritarie rimaste da compiere.
Questo approccio aiuta a trasformare il caos mentale in un sistema controllabile, togliendoci lo stress di ricordarci tutto a mente o di passare come un colibrì da un’attività all’altra senza alcuna organizzazione. Inoltre, il monitoraggio dei progressi, che io consiglio giornaliero, al massimo settimanale, permette di avere tutto sott’occhio e di rendersi conto sia della quantità di attività svolte (e di darci una pacca sulla spalla per il lavoro fatto!) che di quelle ancora da svolgere, ottimizzando, così, le nostre giornate ed il nostro tempo.
Andando nello specifico, Il sistema GTDÒ, si basa su cinque passaggi principali, che ci aiutano a trasformare le idee in azioni concrete:
- Cattura (Collect): raccogli tutto ciò che attira la tua attenzione — idee, compiti, email, bollette…— in un unico contenitore affidabile come un in-box o in un’app, per svuotare la mente da ogni preoccupazione.
Suggerimento: essendo io un’esponente della Generazione X, preferisco di gran lunga la in-box fisica (vedi immagine) rispetto all’app, ma ciò dipende esclusivamente dalla propensione personale per l’analogico o il digitale.
- Chiarisci (Process): Esamina ogni elemento catturato e decidi l’azione successiva: è processabile? Se sì, definisci i prossimi passi, che possono essere, ad esempio, un pagamento, una prenotazione, una telefonata; altrimenti, scartalo, archivialo o mettilo nella cosiddetta sezione “forse un giorno” (in inglese “someday/maybe“).
Suggerimento: anche qui utilizzo vaschette impilabili colorate ed etichettate per ogni categoria, ma si possono usare anche raccoglitori a soffietto o quello con cui vi trovate più a vostro agio.
- Organizza (Organize): Classifica le azioni in liste di cose da fare, in veri e propri progetti di medio/lungo termine, attività che attendi siano fatte da altri per poter proseguire, in attività da svolgere in un determinato giorno/ora da segnare sull’agenda, in riferimenti utili come giardiniere, idraulico…; in questo modo, avrai tutto sotto controllo e accessibile al momento giusto.
Suggerimento: ricordatevi che le telefonate, i pagamenti, le visite mediche, le uscite con gli amici non rientrano nei progetti o nelle liste di cose da fare, ma vanno riportate su un’agenda o su un calendario digitale e vanno fatte quando segnate.
- Rifletti (Review): Dedica tempo regolare (settimanale o giornaliero) a rivedere liste e priorità, aggiornando prospettive per mantenere il sistema allineato agli obiettivi.
Suggerimento: mi raccomando, lasciate in evidenza ma barrate le attività già fatte, ciò vi aiuterà visivamente a capire la mole di lavoro svolto e quello che c’è ancora da fare.
- Impegnati (Engage): Scegli le azioni basandoti su priorità, contesto, tempo disponibile ed energia fisica & mentale, procedendo con fiducia e regolarità, senza sovraccarico mentale.
Suggerimento: qui è molto importante definire le priorità, io utilizzo il metodo MIT (Most ImportantThings) e scelgo 3 priorità giornaliere, lasciandomi sempre, però, lo spazio per eventuali urgenze e/o emergenze.
Spiegato il metodo, ecco alcune mie considerazioni a riguardo:
- Il libro di Allen è veramente una pietra miliare dell’organizzazione: io applico il metodo GTDÒ da tanti anni ed è di grande aiuto specialmente se si hanno da gestire molti documenti cartacei
- Il libro a volte risulta un po’ ripetitivo, mentre le sezioni dettagliate possono sembrare complesse
- Il metodo GTDÒ si focalizza molto sul non dimenticare nulla e un po’ meno sulla definizione e gestione delle priorità, che vengono lasciate al singolo
- Per far funzionare bene il metodo, bisogna integrarlo nelle routine giornaliere e/o settimanali e la manutenzione del sistema è essenziale, pena l’annullamento di ogni beneficio
Concludo citando una famosa massima di David Allen, sempre contenuta nel libro:
“ Se un’azione richiede meno di 2 minuti, falla subito”, quindi non rimandare, non procrastinare, non mettere il compito in un angolo della tua lista da fare, ma affrontalo subito e finiscilo in fretta!
