Vedo sempre più persone, anche molto brillanti, lottare costantemente contro il tempo e non riuscire a portare a termine tutte le loro attività giornaliere. La verità? Non è questione di lavorare di più, ma di eliminare quegli errori invisibili che sabotano silenziosamente le tue giornate.
Viviamo in un mondo sempre più veloce ed iperconnesso e gli impegni quotidiani si moltiplicano giorno dopo giorno, quasi avessero una vita propria, e ciò indipendentemente dall’età. E in questo turbine di incombenze, notifiche, attività lasciate a metà, il cervello è sempre più stanco e “il morale è in cantina” (citando Gianna Nannini). Per di più, a volte il disordine mentale diventa anche disordine fisico, in quanto la stanchezza può impedire di tenere in ordine la propria casa e/o il proprio posto di lavoro.
Ma, a prescindere dal tipo di lavoro o dallo stile di vita che conducete, ci sono degli errori che ricorrono ed a cui è facile porre rimedio: li vediamo insieme uno per uno, fornendovi anche i giusti suggerimenti e strategie concrete per non restarne vittime, riconquistando così controllo e serenità nella vostra quotidianità.
- Vivere in modalità “reazione costante”
Il problema Se controllate le email ogni 5 minuti e le notifiche del telefono guidano la vostra giornata, allora state vivendo in “modalità reattiva”, dove sono gli altri a decidere come usate il vostro tempo.
La soluzione pratica Applicate la regola del “Check-in Programmato“, cioè controllate e-mail e messaggi massimo 3 volte al giorno (ad esempio 9:00, 13:00, 17:00), come vi ho già suggerito nel mio articolo sul batching. Durante il resto del tempo, utilizzate la modalità aereo e disattivate le notifiche, ricordando che non morirà nessuno se rispondete dopo 2 ore, ma la vostra produttività di certo rinascerà.
2. La sindrome del “Sì” compulsivo
Il problema Ogni richiesta diventa un impegno improrogabile ed ogni opportunità sembra imperdibile. Il risultato è un’agenda così piena che non c’è spazio per ciò che conta davvero per voi, non un momento di sano ozio e relax né il giusto spazio per eventuali emergenze dell’ultimo minuto.
La soluzione pratica Prima di dire sì, usate la “Regola delle 24 Ore”: rispondete sempre con “Interessante, fammi verificare l’agenda e ti confermo domani”, in questo modo vi prendete il tempo di valutare se l’impegno è allineato con i vostri obiettivi prioritari o meno. E ricordatevi sempre che dire di no con garbo e gentilezza non è un reato.
3. Navigare senza bussola = assenza di priorità chiare
Il problema Senza una to-do-list strutturata o un sistema di priorità come la matrice di Eisenhower, finirete sempre a occuparvi delle urgenze minori, mentre i progetti importanti subiscono ritardi su ritardi.
La soluzione pratica Ogni sera o a fine giornata, dedicate 10 minuti a preparare la “top 3 di domani“, cioè le 3 attività prioritarie che devono essere assolutamente completate l’indomani. In inglese sono chiamate MIT, Most Important Things, e non devono mai superare il numero di tre. Finchè non vengono completate le 3 MIT, non si fa null’altro: in questo modo il focus ed il flow migliorano radicalmente e, come per magia, resterà anche tempo per svolgere qualche attività minore.
4. Il mito del multitasking efficiente
Il problema Il cervello umano non è progettato per il multitasking e quando si salta da un’attività all’altra si perde fino al 40% di efficienza.
La soluzione pratica E qui torniamo al concetto del batching, chiamato anche “Time Blocking”: come vi ho già spiegato nel mio articolo, dedicate blocchi di tempo specifici a singole attività e, durante quel blocco, non fatevi distrarre da niente e da nessuno, in modo da concentrarvi profondamente ed esclusivamente su ciò che state facendo, in modo da portarlo a termine il più velocemente possibile.
5. La trappola della procrastinazione perfezionista
Il problema Tendete a rimandare perché “non è il momento giusto” o “non mi sento ancora pronto al 100%” e, nel frattempo, il tempo passa, i ritardi si accumulano, le opportunità svaniscono e l’ansia cresce esponenzialmente.
La soluzione pratica Applicate la “Regola del 70%”: quando siete pronti al 70%, partite ed il restante 30% lo perfezionerete strada facendo. Ricordatevi sempre il principio del “good enough”, cioè dell’accontentarsi di ciò che è stato fatto sufficientemente bene ma non necessariamente benissimo, perché molto spesso “perfetto fa rima con mai”.
6. Il burnout del “sempre connesso”
Il problema Se non ponete mai confini tra lavoro e vita personale, il vostro cervello non stacca mai, l’energia si esaurisce, la creatività muore ed il sonno ne risente drasticamente.
La soluzione pratica Implementate il cosiddetto “Rituale di Chiusura”: alle 19:00 (o all’orario che scegliete voi), chiudete fisicamente il computer di lavoro, mettete il telefono di lavoro in carica e dichiarate ufficialmente conclusa la giornata lavorativa. In questo modo, il cervello il chiaro segnale di smettere di lavorare per passare in modalità recupero.
Consiglio spassionato per i prossimi 7 giorni
Non cercate di risolvere tutto insieme e in 2 giorni, ma adottate un atteggiamento zen. Scegliete un solo errore da questa lista – quello che sentite più urgente – e lavorate su quello per una settimana o più: solamente quando la nuova routine diventa naturale potete passare all’errore successivo.
Ricordate che la gestione del tempo non è una questione di disciplina ferrea, ma di sistemi intelligenti che lavorano per voi anche quando non ci pensate e vedrete che eliminare uno per uno i 6 errori vi farà risparmiare tempo ogni giorno, restituendovi ore preziose ogni settimana.
E ricordate: zero stress, è solo Questione di Organizzazione!
