Vi spiego come minimizzare perdite di tempo e distrazioni raggruppando attività simili (come email o telefonate) in blocchi dedicati da svolgere in un’unica volta e non pensarci più!
Nelle nostre giornate sempre più piene di impegni, è purtroppo molto facile perdersi nelle mille attività da svolgere: si inizia con un report, si viene distratti da un’email e contemporaneamente si pensa di dover fare quella telefonata importante entro le 11:00…risultato? Non si combina niente (o quasi) e non si portano a termine le diverse attività, provando un senso di frustrazione così forte da rovinarsi la giornata fin dall’inizio.
E proprio la tecnica del batching ci viene in aiuto: “batching” è un termine inglese che deriva dal verbo “to batch”, che si traduce in italiano come “raggruppare” o “suddividere in blocchi di lavoro”. È una tecnica semplice di gestione del tempo che consiste nel mettere insieme attività simili in un unico blocco temporale dedicato, invece di farle sparse nella giornata. Questo evita il salto continuo tra compiti diversi, riducendo stanchezza e distrazioni e, secondo recenti studi, aumentando del 25% la produttività.
Ora ti spiego la tecnica in maniera semplice, in modo che anche chi non ne ha mai sentito parlare o non l’ha mai applicata possa iniziare subito ad implementarla nella sua routine quotidiana. Prendiamo come esempio le mail: siamo portati a controllarle quasi in continuazione ed ogni volta che ci arriva un pop-up…questo è il modo migliore per distrarsi, per iniziare a rispondere a mille interlocutori diversi e per dover riprendere, con fatica, ogni volta il lavoro che stavamo facendo prima.
Quindi, immetti nella tua routine quotidiana 2 momenti (non uno di più) in cui controllare le mail: una volta di mattina ed una volta di pomeriggio. Prenditi ogni volta 30-45 min per rispondere alle mail e poi non guardarle più. In questo modo, riduci moltissimo il caos mentale e riesci ad entrare nel cosiddetto “flow”, cioè in quello stato quasi magico dove lavori senza distrazioni e con grande soddisfazione. Con il batching, quindi, fai meno “cambio di contesto” e perdi meno tempo per “riattivarti” ogni volta, finendo più compiti bene e con meno fatica, lasciando più spazio per la tua famiglia ed i tuoi hobby.
Vediamo adesso come gestire tutte le attività, e non solo le mail, con la tecnica del batching, seguendo 3 semplici passi:
- Elenca e raggruppa: scrivi le varie attività della giornata e dividile nei seguenti blocchi, evidenziando sempre le 3 attività prioritarie all’interno di ogni blocco con il metodo MIT:
Esempio:
blocco telefonate
blocco mail
blocco scrittura report
blocco pagamenti on -line
- Assegna gli slot (intervalli di tempo ben definiti) per ogni blocco di lavoro
Esempio:
08:30 – 09:15 attività mail (1 di 2)
09:30 – 11:00 scrittura report
11:15 – 12:15 telefonate varie
12:15 – 13:00 pausa pranzo
13:15 – 14:00 attività mail (2 di 2)
14:15 – 15:00 pagamenti on line
15:15 – 16:45 scrittura report
17:00 – 17:30 telefonate varie
Ricordati sempre di usare un timer per non sovraccaricarti e di inserire le giuste pause, è una questione di igiene mentale!
3. Proteggi i blocchi: non fare interruzioni se non per emergenze (e che siano vere!), spegni le notifiche dei social, delle app, del cellulare ed informa chi ti sta intorno del fatto che stai usando il metodo del batching e che non vuoi essere disturbat*.
Ovviamente, specialmente le prime volte in cui si applica il batching, si può incorrere in qualche piccolo errore che si risolve facilmente, come ti spiego di seguito:
- Raggruppare male: mescolare attività diverse nello stesso blocco, ad esempio mettere le mail in un blocco dedicato alla creatività à metti solo attività strettamente simili in ogni blocco, solo così “entrerai nel flow”
- Sovraccaricare i blocchi: raggruppare troppe attività in un unico slot temporale à inizia mettendo al massimo 5 attività per slot
- Sovradimensionare i tempi: creare slot di più di 2 ore à se possibile, resta sempre intorno ai 60-90 minuti per blocco e cerca di differenziare i vari intervalli di tempo in base alla fatica che ogni blocco ti può causare
- Sottostimare i tempi: lo slot temporale non è adeguato al blocco ed alle sue attività à nella prima settimana testa con un timer la giusta durata
- Non proteggere il blocco: ti interrompi per ogni richiesta dei colleghi à devi essere inflessibile, a meno che non ci sia una vera e/o grave emergenza
- Essere troppo rigidi: ignorare imprevisti ed urgenze senza flessibilità à è obbligatorio lasciare dei buffer temporali (15 muti vanno benissimo) tra un blocco e l’altro.
In conclusione, applicando questo metodo e facendo attenzione a non commettere i piccoli errori che ti ho elencato sopra, i vantaggi per la tua vita quotidiana sono immediati ed evidenti: più energia, meno errori e fatica mentale, maggiore qualità del tuo lavoro. Inoltre, il metodo è flessibile, adattabile a ritmi variabili e psicologicamente ti motiva superando la procrastinazione.
E ricordate sempre: zero stress, è solo Questione di Organizzazione!
