Insegniamo alla Prole un efficace metodo per tenere in ordine gli spazi facendo propri i principi di organizzazione aziendale del Kaizen.
Sono sempre stata affascinata dalla cultura giapponese, fin dalla mia adolescenza, tanto che proprio qualche tempo fa un mio carissimo amico d’infanzia mi ricordava quanto desiderassi gia negli anni ’80 fare un viaggio in Giappone.
Purtroppo non ci sono ancora riuscita, ma mi sono sempre più appassionata alle tecniche di economia domestica ed ai principi di organizzazione aziendale del Sol Levante, questi ultimi studiati in maniera approfondita fin dai tempi dell’Università.
Quindi, ho pensato di tradurre i principi aziendali del Kaizen in metodi di organizzazione degli spazi in ambito domestico.
Partiamo con ordine: cosa significa Kaizen?
Significa letteralmente “cambiare in meglio” o “miglioramento continuo” ed è una filosofia che punta a realizzare piccoli miglioramenti costanti ogni giorno, senza rivoluzioni improvvise.
Il termine nasce dall’unione di due parole: Kai (cambiamento) e Zen (buono, migliore), e si riferisce a un processo di auto-sviluppo continuo che coinvolge tutte le persone di un’organizzazione, dai dirigenti agli operai, con l’obiettivo di migliorare costantemente i processi, la qualità e l’efficienza.
Questa filosofia si basa sull’idea che ogni giorno si possa fare qualcosa di piccolo per migliorare un aspetto del lavoro o della vita, e che questi piccoli cambiamenti, sommati nel tempo, portino a risultati significativi.
Il Kaizen è stato reso famoso soprattutto grazie all’industria giapponese, in particolare alla Toyota, che lo ha adottato come principio fondamentale del suo sistema di produzione (Toyota Production System), applicandolo per ottimizzare i processi produttivi e gestionali in modo continuo e partecipativo.
Quindi, per la nostra quotidianità, possiamo intendere il Kaizen come una metodologia che, con piccoli ma quotidiani passi, ci aiuta a tenere in ordine gli spazi.
Lo spazio per il Kaizen si chiama Gemba, cioè il posto dove avvengono le cose, il luogo reale dove viene svolto il lavoro e dove si crea il valore per l’azienda1.
Ad esempio, in una fabbrica è la linea di produzione, in un ufficio è la scrivania, in un negozio è il punto vendita, in una casa le diverse stanze che la compongono.
Nel Kaizen, “andare al gemba” vuol dire recarsi direttamente sul posto dove il lavoro viene fatto, osservare cosa succede davvero e cercare insieme le soluzioni ai problemi, invece di rimanere in ufficio o fare solo riunioni a tavolino. Questo approccio permette di capire meglio i processi, individuare sprechi e trovare miglioramenti concreti.
Ma quali sono i passi per ottenere e mantenere l’ordine nelle stanze-gemba? Il Kaizen ne prevede 5, detti “le 5S”, che ora andiamo a vedere singolarmente in dettaglio.
PRIMA S: Seiri – Separare e eliminare il superfluo
Seiri significa identificare, separare e eliminare tutto ciò che non è necessario nel luogo di lavoro: si tratta, cioè, di rimuovere oggetti, strumenti, materiali o documenti che non servono o che ostacolano il lavoro, lasciando solo ciò che è davvero utile e necessario per svolgere le attività in modo efficiente.
Questo primo passo è fondamentale per creare un ambiente di lavoro più ordinato, sicuro e funzionale, facilitando così il flusso di lavoro e riducendo sprechi di tempo e risorse.
In questa fase, si utilizzano i post-it come strumenti pratici; infatti, si possono attaccare sugli oggetti o sulle aree di lavoro per segnare se un elemento è:
- Necessario e da mantenere
- Da spostare in un’altra area
- Da eliminare o smaltire
Questo metodo aiuta a visualizzare chiaramente cosa serve e cosa no, in una maniera molto semplice, visuale e concreta.
Inoltre, i post-it possono essere usati anche per annotare idee, problemi o suggerimenti emersi durante la fase di Seiri, facilitando la comunicazione e il miglioramento continuo tipico del Kaizen.
In ambito domestico, quindi, il Seiri corrisponde al ben più famoso decluttering: tramite i post-it, si chiarisce cosa serve ogni giorno, cosa non serve e va eliminato (buttato, regalato, venduto a seconda dello stato dell’oggetto) e cosa è utile ma con bassa frequenza e che, quindi, va riposto in luogo adeguato.
Una volta che abbiamo concluso il nostro processo di decluttering, possiamo andare al secondo passaggio.
SECONDA S: Seiton – Ordinare e sistemare
Seiton significa mettere in ordine ciò che serve, in modo che ogni strumento, materiale o documento sia facilmente accessibile e disponibile al momento giusto: in questo modo, i tempi di ricerca e gli sprechi di movimento sono ridotti drasticamente al minimo ed il lavoro risulta più fluido e veloce.
In ambito lavorativo si usano spesso etichette, colori o segni per indicare il posto esatto di ogni cosa, ma questo lo eviterei a casa.
Quello che conta è che il principio del Seiton può essere tradotto in “Ogni cosa al suo posto” o, se preferite, specie se parliamo alla Prole più giovane, “Ogni cosa ha la sua Casa”. In questo modo, possiamo dire addio ai nervosismi di non trovare quello specifico jeans brillantinato da indossare al primo appuntamento o il quaderno di matematica proprio prima di un compito in classe.
Bene: abbiamo fatto decluttering tenendo ciò che serve e buttando ciò che era inutile, abbiamo trovato una sistemazione pratica e precisa per tutto ciò che abbiamo conservato. E adesso? Adesso applichiamo la terza S.
TERZA S: Seiso– Pulire e mantenere pulito
Questa fase riguarda la pulizia regolare e la manutenzione dell’ambiente di lavoro, per mantenere ordine e sicurezza. Pulire non significa solo estetica, ma anche prevenire guasti e problemi, individuare anomalie e creare un ambiente piacevole e sicuro per tutti.
Ecco, la pulizia, per quanto una delle attività meno piacevoli in assoluto in ambito organizzativo, è invece un passo fondamentale ed imprescindibile della nostra quotidianità.
La pulizia non si fa una volta ogni tanto, ma bisogna abituare noi stess* e la Prole a pulire regolarmente (meglio se quotidianamente) ed a controllare che tutto sia sempre in ordine e sicuro. Per me pulizia fa sempre rima con sicurezza: più è pulita una casa o una camera, minori problemi di salute ci sono (vedi questione allergie) e, contemporaneamente, ci si accorge anche di ciò che è rotto o malfunzionante e che, quindi, va subito, e ribadisco subito, riparato o sostituito.
La pulizia è un atto di amore e di cura verso lo spazio in cui viviamo, che risulta così più piacevole, motivante e creativo per tutt*.
Ed eccoci alla quarta S:
QUARTA S: Seiketsu – Standardizzare
Seiketsu significa standardizzare le buone abitudini introdotte con i passi precedenti (Seiri, Seiton, Seiso) per farle durare nel tempo158.
In pratica, dopo aver eliminato il superfluo (Seiri), messo in ordine (Seiton) e pulito (Seiso), si creano regole chiare e semplici che tutti devono seguire ogni giorno: semplificando, Le buone pratiche fin qui agite vanno trasformate in abitudini, cioè nelle routine che io insegno sempre alla Prole.
Le routine, che in ambito domestico io trasformo in istruzioni o planner visivi con tanto di checklist, servono principlamente per evitare il ritorno al disordine originale.
Punto importante: le routine vanno sempre condivise con il resto della Famiglia o dei co-inquilini, altrimenti l’ordine fatto da una singola persona viene vanificato dal caso degli altri.
Concludiamo con la quinta S, che risulta forse la più difficile da attuare, sia in ambito professionale che domestico.
QUINTA S: Shitsuke – Mantenere la disciplina
Shitsuke significa mantenere viva la disciplina e far diventare le buone pratiche un’abitudine quotidiana non solo nel momento iniziale dell’entusiasmo per un ufficio o casa ordinata, ma anche nei mesi a seguire.
Questo è il passo che trasforma il cambiamento in una vera e propria cultura di lavoro, dove ognuno si assume la responsabilità di mantenere alto il livello di ordine, pulizia ed efficienza ogni giorno.
Se in ambito professionale il Shitsuke viene ottenuto attraverso formazione continua, controlli regolari e coinvolgimento del personale, in ambito domestico risulta essenziale il ruolo degli adulti nei confronti della Prole. Spronare a rispettare le routine definite congiuntamente ha un doppio obiettivo: conservare una casa ordinata e far sì che la Prole, una volta adulta, sia già abituata a prendersi giornalmente cura del proprio spazio abitativo.
Concludo con un consiglio: visto che la logica del Kaizen, specialmente all’inizio, non è sempre facile da attuare, celebrate ogni piccolo successo in Famiglia, in modo da motivare tutt* a continuare sulla giusta strada.
E ricordate sempre: zero stress, è solo Questione di Organizzazione!
Conoscevate anche voi il Kaizen? Avete mai pensato di applicarlo a casa? Raccontatemi….
